Projekte

Ein Projekt ist die oberste Ebene der Bibliothek. Es enthält Ordner und Assets: Jedes Asset gehört zu genau einem Projekt, jeder Ordner ebenso. Projekte lassen sich nicht verschachteln.

Die Übersicht

„Alle Projekte“ in der Seitenleiste öffnet die Übersicht: eine Kachel je Projekt, mit der Zahl seiner Assets und einer Vorschau der neuesten. Das Standardprojekt steht vorn, die übrigen folgen nach Namen.

Die Zahl zählt nur lebende Assets. Was im Papierkorb eines Projekts liegt, zählt nicht mit.

In der Seitenleiste stehen die Projekte unter „Alle Projekte“. Das geöffnete Projekt klappt dort auf: „Alle“, „Unsortiert“, seine Ordner und sein „Papierkorb“.

Das Standardprojekt „Allgemein“

Jeder Arbeitsbereich hat genau ein Standardprojekt. Es heißt „Allgemein“, bis jemand es umbenennt.

• Es lässt sich umbenennen, über dasselbe Menü wie jedes andere Projekt.
• Es lässt sich nicht löschen. Sein Menü bietet „Löschen“ nicht an.

Wo beim Speichern aus der Schnellprüfung nichts anderes gewählt ist, landet die Datei hier.

Anlegen und umbenennen

„+ Neues Projekt“ unter den Projekten in der Seitenleiste oder „Neues Projekt“ oben in der Übersicht „Alle Projekte“ legt ein Projekt an und öffnet es. Umbenannt wird über „Umbenennen“ im Menü am Projekt.

Wer das darf, legen Inhaber und Admins unter Einstellungen → „Berechtigungen“ fest, mit zwei Einstellungen:

• „Projekte anlegen“ — voreingestellt „Alle Mitglieder“. Steht sie auf „Nur Inhaber und Admins“, fehlen einem Mitglied „+ Neues Projekt“ in der Seitenleiste und „Neues Projekt“ in der Übersicht.
• „Projekte umbenennen und löschen“ — voreingestellt „Alle Mitglieder“, also jedes Mitglied, das das Projekt sieht. Steht sie auf „Nur Inhaber und Admins“, fehlen einem Mitglied „Umbenennen“ und „Löschen“ im Menü am Projekt.

Inhaber und Admins dürfen beides immer. Ein neues Projekt ist für alle im Arbeitsbereich sichtbar, bis Inhaber oder Admin den Zugriff einschränken — siehe „Zugriff einschränken“ weiter unten.

Für den Namen gelten drei Regeln:

• 1 bis 100 Zeichen. Ein leerer Name wird abgewiesen mit „Bitte einen Projektnamen eingeben.“, ein zu langer mit „Der Projektname darf höchstens 100 Zeichen lang sein.“
• Eindeutig im Arbeitsbereich, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung. Kampagne und kampagne sind derselbe Name; der zweite Versuch endet mit „Ein Projekt mit diesem Namen existiert bereits.“ Der Name eines gelöschten Projekts ist frei. Die Regel gilt auch gegenüber Projekten, die du nicht siehst; dann heißt die Meldung „Diesen Namen gibt es in diesem Arbeitsbereich schon – möglicherweise in einem Projekt, das du nicht siehst.“
• „Allgemein“ und „General“ sind reserviert, für jedes Projekt. Der Versuch endet mit „Die Namen „Allgemein“ und „General“ sind reserviert. Bitte einen anderen Namen wählen.“ Ein umbenanntes Standardprojekt bekommt den Namen „Allgemein“ deshalb nicht zurück.

In einem Projekt

Ein geöffnetes Projekt zeigt oben seine Ordner als Kacheln, darunter seine Assets. Die Arbeit mit einzelnen Assets geschieht immer innerhalb eines Projekts:

• Hochladen. Die Dateien landen im geöffneten Projekt, in einer Ordneransicht in genau diesem Ordner. Die Übersicht hat keine Upload-Fläche. Mehr unter Dateien hochladen.
• Suchen und filtern. Beides wirkt nur im geöffneten Projekt. Eine Suche über alle Projekte gibt es nicht. Mehr unter Etwas wiederfinden.
• Ordner. Ein Ordnername gilt je Projekt: Zwei Projekte dürfen je einen Ordner Kampagne haben. Mehr unter Ordner.
• Papierkorb. Jedes Projekt hat seinen eigenen. Mehr unter Papierkorb.

Projektangaben

„Projektangaben“ im Menü am Projekt öffnet einen Dialog mit zwei Teilen: den Angaben zum Projekt und seiner Export-Benennung. Das gibt es bei jedem Projekt, auch beim Standardprojekt, und jedes Mitglied darf es nutzen.

Die Angaben

Ein Textfeld je Projektfeld, etwa „Kunde“ oder „Kampagne“. Welche Felder es gibt, legen Inhaber und Admin unter Projektfelder fest. Gibt es noch keine, sagt der Dialog das.

• Höchstens 200 Zeichen je Angabe. Leerzeichen am Anfang und am Ende fallen weg.
• Ein geleertes Feld entfernt die Angabe.
• Gespeichert wird nur, was du geändert hast. Hat jemand anderes inzwischen ein anderes Feld desselben Projekts geändert, bleibt seine Änderung erhalten.

Ausgefüllte Angaben stehen im Kopf des geöffneten Projekts unter „Alle“, etwa „Kunde: ACME · Kampagne: Herbst“. Ohne Angaben entfällt die Zeile.

In einen Dateinamen kommen die Angaben nur über eine Export-Vorlage mit {meta.<schlüssel>}. In die Content Credentials einer Datei gelangen sie nie.

Die Export-Benennung

Zwei Möglichkeiten:

• „Vorlage des Arbeitsbereichs verwenden“ — die Vorgabe. Der Dialog zeigt, welche Vorlage das gerade ist.
• „Eigene Vorlage für dieses Projekt“ — gilt dann für jede Ausgabe aus diesem Projekt. Eine Vorschau zeigt den Namen mit den Angaben des Projekts, auch mit noch nicht gespeicherten.

Für die eigene Vorlage gelten dieselben Platzhalter und Regeln wie für die des Arbeitsbereichs. Mehr unter Export-Benennung.

Ob Mitglieder die Vorlage eines Projekts ändern dürfen, legt „Export-Vorlage je Projekt setzen“ unter „Berechtigungen“ fest; voreingestellt ist „Alle Mitglieder“. Steht die Einstellung auf „Nur Inhaber und Admins“, sieht ein Mitglied diesen Teil schreibgeschützt.

Beim Standardprojekt ändern nur Inhaber und Admin die Export-Vorlage, gleich wie die Einstellung steht. Die Angaben darf ein Mitglied in beiden Fällen trotzdem ausfüllen.

Die Vorlage benennt nur Ausgaben. Ein Original behält beim Download den Namen, unter dem es hochgeladen wurde.

Zugriff einschränken

Ein Projekt ist für alle im Arbeitsbereich sichtbar, bis der Zugriff eingeschränkt wird. „Zugriff“ im Menü am Projekt öffnet einen Dialog mit zwei Möglichkeiten:

• „Alle im Arbeitsbereich“ — jedes Mitglied sieht das Projekt und kann darin arbeiten. So beginnt jedes Projekt.
• „Nur ausgewählte Personen und Gruppen“ — wer keinen Zugriff hat, sieht das Projekt nicht.

Bei der zweiten Möglichkeit steht darunter die Liste: Personen und Gruppen, hinzugefügt über „Person oder Gruppe hinzufügen“. Schränkst du ein offenes Projekt ein, steht die Person, die es angelegt hat, schon in der Liste, wenn sie Mitglied ist; du kannst sie entfernen.

Einschränken und für alle öffnen dürfen nur Inhaber und Admins. Sie bearbeiten auch die Liste.

Personen und Gruppen hinzufügen und entfernen dürfen Mitglieder nur, wenn „Projektzugriff verwalten“ unter „Berechtigungen“ auf „Alle Mitglieder“ steht; voreingestellt ist „Nur Inhaber und Admins“. Dann sieht ein Mitglied im Dialog eines eingeschränkten Projekts, das es sieht, wer Zugriff hat, und bearbeitet die Liste. Einschränken oder für alle öffnen kann es das Projekt nicht.

Jedes andere Mitglied sieht im Dialog nur den Stand, etwa „Eingeschränkt.“, mit einem Satz, wer ihn ändern darf — aber nicht, wer sonst Zugriff hat. Bei einem offenen Projekt gilt das für jedes Mitglied, auch wenn „Projektzugriff verwalten“ auf „Alle Mitglieder“ steht.

• Inhaber und Admins sehen jedes Projekt, auch ohne Eintrag in der Liste.
• Das Standardprojekt ist immer für alle sichtbar. Sein Menü hat keinen Punkt „Zugriff“.
• Wer ein Projekt sieht, darf darin dasselbe wie in jedem anderen — die Übersicht steht unter Wer darf was. Die Ausnahme: Ein eingeschränktes Projekt endgültig löschen dürfen nur Inhaber und Admins.

Verlieren Mitglieder durch das Speichern ihren Zugriff, fragt der Dialog vorher nach und nennt sie: „Zugriff einschränken?“ Laufende Uploads dieser Personen in das Projekt schlagen danach fehl, und die Stapel des Projekts sehen sie nicht mehr. Für alle öffnen geht ohne Rückfrage. Bearbeitet ein Mitglied die Liste, heißt dieselbe Nachfrage „Zugriff entfernen?“.

Sich selbst entfernen. Darfst du als Mitglied die Liste bearbeiten und nimmst dir selbst den Zugriff — deinen Eintrag oder die Gruppe, über die du das Projekt siehst —, fragt der Dialog ebenfalls vorher nach: „Du verlierst damit selbst den Zugriff auf „…“ und siehst das Projekt danach nicht mehr. Deine laufenden Uploads in das Projekt schlagen fehl.“ Nach dem Speichern meldet verstag „Zugriff gespeichert. Du siehst „…“ jetzt nicht mehr.“, und der Dialog schließt. Das Projekt verschwindet aus deiner Seitenleiste und der Übersicht; bist du gerade darin, landest du auf „Alle Projekte“. Zurück kommst du nur, wenn dir jemand wieder Zugriff gibt. Inhaber und Admins sehen jedes Projekt ohnehin.

Wechselst du zurück auf „Alle im Arbeitsbereich“, bleibt die Liste gespeichert. Sie gilt wieder, sobald du den Zugriff erneut einschränkst.

Eine deaktivierte Person bleibt in der Liste, mit dem Abzeichen „Deaktiviert“. Ihr Zugriff ruht, bis sie reaktiviert wird; neu hinzufügen lässt sie sich nicht. Wer aus dem Arbeitsbereich entfernt wird, verliert seine Zugriffe ganz — mehr unter Mitglieder.

Was ein Mitglied ohne Zugriff sieht

Nichts von dem Projekt: nicht in der Seitenleiste, nicht in der Übersicht, nicht in den Menüs zum Verschieben, nicht im Projektwähler von „Neuer Batch“, nicht in der Batch-Übersicht, nicht als Treffer der Schnellprüfung und nicht unter „Gelöschte Projekte“.

Ein älterer Link auf das Projekt führt zu „Alle Projekte“, mit dem Hinweis „Dieses Projekt gibt es nicht mehr, oder du hast keinen Zugriff darauf.“ Ob es gelöscht oder eingeschränkt ist, sagt der Hinweis nicht. Ein Link auf ein Asset darin endet auf „Dieses Asset gibt es nicht, oder du hast keinen Zugriff darauf.“

Wer das Projekt sieht, erkennt die Einschränkung am Abzeichen „Eingeschränkt“ im Kopf des Projekts und an seiner Kachel, und an einem Schloss in der Seitenleiste und in den Menüs zum Verschieben.

Ab Growth

Eingeschränkte Projekte und Gruppen gibt es ab dem Tarif Growth. In einem kleineren Tarif ist „Nur ausgewählte Personen und Gruppen“ gesperrt, mit dem Satz „Eingeschränkte Projekte sind ab Growth enthalten.“

Nach einem Wechsel in einen kleineren Tarif bleibt jedes eingeschränkte Projekt eingeschränkt, mit derselben Liste. Öffnen und Zugriff entziehen geht weiter; einschränken und jemanden hinzufügen erst wieder ab Growth.

Was eine Einschränkung nicht verbirgt

• Speicherzahlen gelten für den ganzen Arbeitsbereich, auch mit Projekten, die du nicht siehst — auf der Abrechnungsseite und in der Meldung, wenn das Kontingent voll ist.
• Schon geöffnete Vorschauen und Downloads gelten nach dem Einschränken bis zu 10 Minuten weiter.
• Eine im Browser schon geladene Seite kann über „Zurück“ noch einmal erscheinen. Neu laden zeigt den aktuellen Stand.
• Ein Projektname lässt sich nicht doppelt vergeben, auch nicht neben einem Projekt, das du nicht siehst.
• Inhaber und Admins sehen alles, auch in den Prüfprotokollen, wo Projekt- und Dateinamen stehen.

Zwischen Projekten verschieben

Assets wandern über dasselbe Menü wie zwischen Ordnern, auf der Kachel wie in der Auswahlleiste. Oben stehen „Unsortiert“ und die Ordner des geöffneten Projekts, darunter unter „Anderes Projekt“ jedes weitere Projekt mit seinem „Unsortiert“ und seinen Ordnern. Höchstens 100 Assets je Vorgang.

Ordner wandern über „In Projekt verschieben“ im Menü am Ordner. Der Ordner nimmt alle seine Assets mit, auch die, die im Papierkorb liegen. Gibt es im Zielprojekt schon einen Ordner mit demselben Namen, wird der Umzug abgewiesen: „Im Zielprojekt gibt es schon einen Ordner mit diesem Namen.“ Dann einen der beiden umbenennen und erneut verschieben.

Ein Umzug ändert, wer die Assets sieht. Sie gehören danach zum Zielprojekt, mit dessen Zugriff. Führt der Umzug aus einem eingeschränkten in ein offenes Projekt, fragt verstag vorher nach, denn danach sind die Assets für alle im Arbeitsbereich sichtbar. Als Ziel stehen nur Projekte zur Wahl, die du siehst.

Ein Projekt löschen

„Löschen“ im Menü am Projekt öffnet einen Dialog. Er nennt, was mitgeht: alle Ordner und die Zahl der Assets. Nach der Bestätigung steht das Projekt 30 Tage lang unter „Gelöschte Projekte“.

In dieser Zeit verhalten sich seine Assets überall wie Assets im Papierkorb: Keine Suche, kein Stapel und kein Abgleich der Schnellprüfung findet sie, und ein Link auf eines davon öffnet es nicht.

Wer löschen darf, regelt „Projekte umbenennen und löschen“ unter „Berechtigungen“, bei offenen wie bei eingeschränkten Projekten. Steht die Einstellung auf „Alle Mitglieder“, löscht jedes Mitglied, das das Projekt sieht; sonst fehlt einem Mitglied „Löschen“ im Menü am Projekt. Das Standardprojekt lässt sich nie löschen.

„Gelöschte Projekte“

„Gelöschte Projekte“, der letzte Eintrag unter den Projekten in der Seitenleiste, listet jedes gelöschte Projekt, das du siehst, das zuletzt gelöschte zuerst; „Mehr laden“ holt weitere. Jeder Eintrag zeigt, wie viele Tage das Projekt noch wiederherstellbar ist. Ist die Frist um, steht dort „wird entfernt“.

Pro Eintrag stehen zwei Aktionen: „Wiederherstellen“ und „Endgültig löschen“.

Wiederherstellen

Das Projekt kommt mit allen Ordnern und Assets zurück, so wie es gelöscht wurde. Das geht, solange die 30 Tage laufen.

Ist der Name inzwischen vergeben, bekommt das Projekt eine Nummer: Kampagne (2), ist auch das vergeben Kampagne (3), und so weiter. Ein langer Name wird dafür gekürzt, damit er mit der Nummer in 100 Zeichen passt. Findet sich kein freier Name, bleibt das Projekt gelöscht, und es erscheint „Für das Projekt ist kein freier Name mehr zu finden. Bitte zuerst ein gleichnamiges Projekt umbenennen.“

Was schon vor dem Löschen im Papierkorb des Projekts lag, liegt danach wieder dort. Seine eigenen 30 Tage sind weitergelaufen: Ist die Frist in der Zwischenzeit abgelaufen, ist das Asset bereits entfernt.

Einzelne Assets eines gelöschten Projekts lassen sich nicht wiederherstellen, nur das ganze Projekt.

Endgültig löschen

„Endgültig löschen“ entfernt das Projekt mit allem, was darin liegt: Originaldateien, alle daraus erzeugten Ausgaben und deren Signaturen, auch die Assets aus seinem Papierkorb. Ein Wiederherstellen ist danach nicht mehr möglich.

Bei einem eingeschränkten Projekt dürfen das nur Inhaber und Admins; einem Mitglied fehlt dort „Endgültig löschen“. Bei einem offenen Projekt darf es jedes Mitglied, das das Projekt sieht. Wiederherstellen darf jeder, der das Projekt sieht. Die Einstellungen unter „Berechtigungen“ ändern an beidem nichts.

Ein großes Projekt wird in Schritten entfernt. Ein Klick nimmt sich einen Teil vor und meldet, wie viele Assets noch übrig sind. Den Rest entfernt der tägliche Durchlauf, ohne dass du noch einmal klicken musst; bis dahin steht das Projekt mit „wird entfernt“ in der Liste.

Nach Ablauf der 30 Tage geschieht dasselbe von selbst, beim täglichen Durchlauf.

Speicherplatz und Aufbewahrung

Ein gelöschtes Projekt belegt weiter Speicherplatz, bis es endgültig gelöscht ist; unter dem Speicher-Balken zählen seine Originaldateien zum Papierkorb. Die daraus erzeugten Ausgaben belegen ebenfalls Platz und verschwinden beim endgültigen Löschen mit. Frei wird der Platz durch „Endgültig löschen“ oder nach Ablauf der 30 Tage. Mehr unter Kontingente.

Die Aufbewahrungsfrist lässt die Dateien eines gelöschten Projekts unberührt. Nach dem Wiederherstellen gilt sie wieder. Mehr unter Aufbewahrung.

Im Prüfprotokoll

Anlegen, Umbenennen, Löschen, Wiederherstellen und endgültiges Löschen eines Projekts stehen im Verwaltungsprotokoll, ebenso das Verschieben eines Ordners in ein anderes Projekt. Das Standardprojekt hat keinen Eintrag „Projekt angelegt“. Entfernt der tägliche Durchlauf ein Projekt, steht als Akteur „System“.

Auch die Projektangaben stehen dort: „Projektangaben geändert“ nennt die Schlüssel der geänderten Felder, nie ihre Werte. „Export-Vorlage des Projekts geändert“ nennt die neue Vorlage oder „Vorlage des Arbeitsbereichs“. Ein Speichern ohne Änderung schreibt keinen Eintrag.

Ebenso der Zugriff: „Projektzugriff eingeschränkt“, „Projekt für alle geöffnet“, „Projektzugriff erteilt“ und „Projektzugriff entzogen“ — die letzten beiden mit der Person oder Gruppe.

Mehr unter Die zwei Prüfprotokolle.